Você já imaginou o quanto o fato de a sua empresa conduzir os negócios de forma virtual, pode ajudar a otimizar o tempo e o fluxo de caixa da sua empresa?
Devido ao estilo de vida atual, torna-se inviável ter que se deslocar para outra parte da cidade toda vez que você precisar assinar um novo documento.
Por isso, se você quer otimizar os recursos da sua empresa e fazer com que você tenha mais tempo para lidar com assuntos importantes, é preciso encontrar meios de otimizar tarefas, reduzindo o tempo necessário para realizá-la.
A tecnologia é capaz de tornar qualquer operação comercial mais prática e rápida.
Para você entender melhor os benefícios dos contratos digitais, vamos te dar um exemplo.
Imagine que você tenha pressa em oficializar um contrato. Entretanto, a outra parte envolvida está fora da cidade e por isso, você precisa esperar que ela retorne para finalizar a negociação.
Através das assinaturas digitais, esse problema deixa de existir, já que a finalização do acordo não precisa ser adiada até a outra pessoa voltar para o escritório.
Agora que você conseguiu entender como esse método pode ajudar a sua empresa, está na hora de saber quais são os outros benefícios envolvidos. Confira:
Redução de custos
Toda empresa deve trabalhar para encontrar formas de reduzir os custos operacionais. Entretanto, muitas vezes, ao tentar economizar, você acaba fazendo com que os serviços oferecidos pela sua empresa tenham menos qualidade.
Contudo, há situações em que além de você economizar, você torna todas as operações da sua empresa muito mais rápidas e eficientes – e utilizar os contratos digitais é uma das formas de diminuir custos e aumentar a eficiência da organização.
As assinaturas digitais reduzem os custos com armazenamento de documentos e obviamente, deslocamento, já que muitas vezes, ao utilizar os contratos físicos, você deve obrigatoriamente se deslocar ao local no qual o acordo será firmado.
Você acelera o processo de execução, faz com que as duas partes envolvidas economizem tempo e diminui os custos operacionais envolvidos na oficialização do acordo.
Não há dúvidas de que as assinaturas virtuais são muito mais econômicas que o método tradicional.
Além do deslocamento e armazenamento, há outros custos envolvidos nas assinaturas físicas, como por exemplo, rastreamento e redigitação de dados.
Melhora a negociação com fornecedores e outras empresas
A burocracia pode fazer com que muitos projetos e negociações sejam adiados, não é mesmo?
Além disso, ter que realizar todo o processo de negociação de um contrato de forma presencial, pode fazer com que a sua empresa tenha que aumentar os custos operacionais e deixe de lado outras questões importantes.
Se você possui um certificado digital, pode ter certeza de que a sua empresa possui um diferencial. O motivo? Simples.
Os contratos digitais podem ser assinados de qualquer lugar do mundo. Ou seja, você pode realizar negociações com fornecedores e empresários de outras cidades e estados.
O fato de não ser necessário ter que realizar um encontro presencial, faz com que todo o processo ocorra de forma muito mais rápida e prática.
Se você está preocupado com a validação legal, pode ficar tranquilo(a). As assinaturas digitais possuem validade legal e por isso, podem substituir as assinaturas físicas.
Velocidade das negociações
Antes de oficializar um contrato, é necessário conversar com a outra parte envolvida, rever o contrato, fazer modificações, dar sugestões, entre outros.
Se você puder tornar todo esse processo digital, a sua empresa vai economizar tempo e dinheiro.
Não dá para marcar uma reunião presencial toda vez que você tem uma nova ideia ou dúvida, não é mesmo?
Felizmente, com o auxílio da internet, você não precisa ter que realizar encontros presenciais.
Para economizar tempo com envio de documentos e toda a burocracia envolvida, a melhor forma é tornar o processo digital.
Com a assinatura virtual, as duas partes envolvidas economizam tempo e todo o processo é realizado de forma muito mais ágil.
Otimização de espaço físico
Todo espaço físico possui um custo de locação. O problema é que na maioria das vezes, boa parte desse espaço não é utilizado.
Além disso, o depósito que você utiliza para armazenar documentos antigos e diversos papéis com certeza encarece ainda mais o aluguel da sua empresa, não é mesmo?
Para começar, boa parte dos arquivos físicos poderiam ser substituídos pelos contratos digitais.
Faça um teste: converse com seus colaboradores e tentem descobrir quais documentos poderiam ser totalmente transferidos para o mundo digital.
É mais seguro, prático e eficiente.
Com o tempo, talvez você até consiga mudar o seu escritório para um local menor, pois não vai precisar de uma sala inteira apenas para arquivar documentos.
Também não podemos deixar de mencionar que armazenar todos os contratos e documentos da sua empresa em espaços físicos é arriscado. Diversas coisas podem acontecer: roubos, inundações, extravios, alguém pode jogar fora algum dos documentos por engano…e muito mais.
O mundo está se tornando cada vez mais digital. As empresas que sabem disso, conseguem economizar muito mais.
Mais segurança nas operações
A tecnologia está se tornando cada vez mais segura.
O armazenamento digital garante que todos os seus contratos sejam armazenados de modo seguro.
Após você assinar digitalmente o documento, ele será criptografado para que você mantenha uma cópia autêntica e original.
Com a verificação de criptografia, a assinatura digital se torna extremamente segura.
A mensagem, codificada na assinatura, consegue identificar as partes envolvidas. Todos os dados exclusivos, sejam pessoais ou empresariais, serão incorporados no documento digital.
Ou seja, torna-se muito mais fácil detectar qualquer modificação ou adulteração no documento.
A tecnologia e a gestão financeira são assuntos de extrema importância para o seu negócio.
Por exemplo, você sabia que aqui na Finanter, nós já utilizamos a tecnologia de contratos digitais com praticidade e transparência para validar o vinculo de prestação de serviços do nosso produto financeiro junto aos nossos clientes?
Para reduzir custos operacionais e otimizar o tempo para a realização de tarefas, é fundamental que a gestão financeira da sua empresa seja feita de forma digital e por profissionais especializados.
Por isso, a equipe da Finanter fica à sua disposição.
Se você quer mudar a gestão financeira da sua empresa em 2021, entre em contato com a nossa equipe. Será uma prazer lhe atender!
Este conteúdo 100% autoral faz parte da missão da Finanter de apresentar às pequenas empresas que existe uma solução para reinventar suas rotinas financeiras – capaz de reduzir custos e entregar mais eficiência.
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