A tecnologia vem mudando a forma como os brasileiros pagam contas, se relacionam com as marcas e acessam notícias.
Tarefas que levavam horas para serem desempenhadas, hoje podem ser realizadas em poucos segundos, graças aos avanços tecnológicos dos últimos anos.
No meio desse cenário, surgiu a automação financeira, uma ferramenta que trouxe diversos benefícios para gestores e empresários.
Mas afinal, o que é isso? Como a automação financeira pode beneficiar uma empresa? Se você tem dúvidas com essa, continue a leitura. Vamos te explicar como tudo funciona.
Como a automação financeira funciona?
Como o próprio nome já diz, automação financeira significa automatizar atividades referentes a parte financeira de uma organização.
Ou seja, tarefas que antes eram desempenhadas por um grande grupo de pessoas, hoje podem ser feitas de forma online por um único profissional – e em bem menos tempo. Além disso, ao utilizar essas ferramentas, a chance de cometer erros diminui consideravelmente.
Atualmente, utilizar ferramentas tecnológicas é uma maneira de se manter no mercado. Não dá mais para perder tempo com tarefas que podem ser automatizadas, não é mesmo?
Por isso, a gestão do seu negócio deve ser otimizada. Quando mais rápido as tarefas forem desempenhadas, mais fácil será para alcançar resultados e aumentar a produtividade dos funcionários.
A automação financeira tem como principal função otimizar processos, como as atividades operacionais e análise de relatórios gerenciais, por exemplo.
Por que investir em automação financeira?
Agora que você já sabe como a automação financeira funciona, está na hora de entender quais os benefícios que essa ferramenta pode trazer para a sua empresa. Vamos lá?
Diminuição de custos operacionais
Não existe profissional perfeito. Em algum momento, todos vão cometer erros.
Embora errar seja humano, algumas tarefas, quando precisam ser refeitas, geram prejuízos e fazem com que a organização perca tempo. Consequentemente, o lucro da empresa é afetado e a produtividade dos funcionários diminui consideravelmente.
Felizmente, as ferramentas de automação diminuem a ocorrência de erros.
Claro que ainda assim, é necessário que um profissional faça uma avaliação do resultado de cada atividade.
De qualquer forma, ao utilizar ferramentas tecnológicas, fica muito mais fácil identificar e consertar erros, caso eles venham a surgir.
Por isso, se você quer reduzir os custos operacionais e fazer com que os colaboradores tenham mais tempo para focar em tarefas que gerem lucro para a empresa, comece a utilizar ferramentas de automação.
Segurança de dados
A maior parte das ferramentas de automação financeira são extremamente seguras.
Não é difícil ouvir pessoas falando que perderam todos os arquivos do computador, devido a queima do HD, exclusão acidental ou até mesmo por causa de um vírus.
Pois bem, a automação financeira realiza backups automáticos. Dessa forma, torna-se quase impossível perder os dados que já foram salvos.
Além disso, a automação financeira reduz a possibilidade de invasões e ataques cibernéticos.
Sem falar que caso você utilize arquivos físicos para guardar informações, o risco é ainda maior. Inundações, desastres naturais e roubos podem acontecerem, trazendo prejuízos e vários transtornos para a sua organização!
Portanto, se você quer mais segurança na hora de cuidar das operações financeiras, está na hora de entender mais sobre a automatização de tarefas. Veja os principais benefícios dessa prática.
Independência do setor financeiro
Pode ter certeza de que o departamento de finanças da sua empresa (se você tiver um) vai ficar muito mais feliz com a automação financeira.
Primeiro, porque esses profissionais vão conseguir realizar as tarefas com muita mais eficiência e em menos tempo. Segundo, porque a produtividade deles vai aumentar, já que a ocorrência de erros vai diminuir consideravelmente, e eles não precisar refazer algumas atividades.
Através da tecnologia, fica muito mais fácil simplificar os dados. Se o departamento financeiro da sua empresa precisa entrar em contato com você ou com outras áreas da empresa para tirar dúvidas, eles estão gastando tempo desnecessariamente.
Com a automação financeira, eles vão se tornar bem mais independentes, já que todas as informações ficarão padronizadas.
Produtividade dos funcionários
Você já imaginou o que aconteceria com a sua empresa, se todas as atividades desempenhadas pelos funcionários precisassem ser refeitas pelo menos mais uma vez?
Certamente, a sua empresa perderia muito dinheiro.
No mundo de hoje, não dá mais para perder tanto tempo assim. Se algo pode ser feito em pouco tempo, tem que ser feito em pouco tempo.
Os seus funcionários vão ser muito mais produtividades e eficientes se eles puderem desempenhar funções complexas de uma maneira mais fácil e simplificada.
Ao invés de os funcionários perderem tempo checando números, eles simplesmente vão focar em outras coisas mais importantes que realmente vão trazer melhorias para a empresa.
Resultados em tempo real
Os softwares de automação registram as informações em tempo real. Ou seja, as transações serão realizadas de modo automático.
Isso significa que o departamento financeiro vai ter acesso aos dados em tempo real, o que ajuda na hora de tomar decisões.
Como automatizar os processos financeiros da sua empresa
A gestão financeira é essencial para qualquer empresa. Entretanto, deve ser desempenhada com muita atenção e eficiência.
Para ter maior controle empresarial, é fundamental utilizar a gestão financeira de modo adequado. Uma das formas de fazer isso, é através da automação de tarefas.
Se você não quer depender mais de tarefas manuais, ou quer que simplesmente, os colaboradores da sua empresa possam focar em outras tarefas, está na hora de saber como implementar a automação financeira.
Quer saber mais? Então confira:
Defina quais processos serão automatizados
Você quer automatizar todas as operações financeiras da sua empresa? Ótimo! Mas tome cuidado.
Vá aos poucos. Primeiro, veja o que realmente deve ser automatizado o mais rápido possível. Estabeleça prioridades.
Em pouco tempo, você vai conseguir automatizar todas as tarefas.
Caso você queira terceirizar a gestão financeira do seu negócio, escolha uma empresa que realmente tenha acesso às melhores ferramentas possíveis, como a Finanter.
Esses são alguns dos processos financeiros que podem ser automatizados:
– Cobranças: a sua empresa pode enviar de forma totalmente automática, cobranças para os clientes logo na primeira semana de atraso. Dessa forma, torna-se mais fácil diminuir o índice de inadimplência.
– Relatórios: Os relatórios manuais são cansativos não apenas para as pessoas que devem criá-los, mas também, para os profissionais que precisarão analisá-los. Por isso, a automatização de relatórios deve ser realizada o mais rápido possível.
– Faturamento: se você quer enviar automaticamente notas fiscais e boletos bancários, está na hora de automatizar essa função
Digitalize os processos da sua empresa
Existe algum documento da sua empresa que só existe na versão física?
Então antes de qualquer coisa, digitalize esse documento. Dessa forma, vai ser muito mais fácil ter acesso a dados financeiros de forma totalmente virtual.
Tudo que você puder, passe para o mundo digital. Não tem problema manter alguns documentos físicos, desde que essas operações também existam na versão digital.
Converse com os colaboradores
Se você está pensando em automatizar processos financeiros, converse com os funcionários. Provavelmente eles vão ficar bem felizes com a decisão. Porém, de qualquer forma, é muito importante que eles saibam disso.
Como serão os funcionários os profissionais que terão que lidar com a automação financeira, eles precisam saber disso. Fale um pouco sobre a mudança e os objetivos que você deseja alcançar com a implementação.
Mesmo profissionais experientes no mundo de finanças, podem ter um pouco de dificuldade.
Primeiramente, é importante ter paciência. É apenas uma questão de tempo para eles se adaptarem.
Com o tempo, eles vão perceber que a automação financeira foi uma das melhores mudanças na empresa.
Porém, se for preciso, ofereça um treinamento e incentive os funcionários mais experientes a ensinarem os mais novos.
Realize a integração em áreas relacionadas
Apesar de a implementação da automação financeira ser algo extremamente importante, é muito importante que todos os setores trabalhem em conjunto.
Por exemplo, se alguém do departamento de marketing decidir preencher algum dado, é muito importante que essa atualização seja feita de forma automática no software utilizado para isso.
Através da integração, diminui-se o risco de da ocorrência de erros. Além disso, é uma forma de aproximar colaboradores de diferentes setores da empresa.
Identifique os erros mais comuns no processo de automação
Não há dúvidas de que a implantação de um sistema automatizado traz diversos benefícios para uma empresa. Porém, alguns erros podem acontecerem.
Por esse motivo, é muito importante verificar quais os erros mais comuns e descobrir a melhor forma de evitá-los.
Automação financeira é com a Finanter
Os processos financeiros de uma empresa são essenciais para consolidar um negócio e aumentar o lucro da empresa.
Qualquer erro pode trazer graves prejuízos.
Aqui na Finanter, o principal objetivo é a transparência e assertividade.
Nós sabemos que você, empreendedor, já tem muita coisa para se preocupar. Por isso, está na hora de não apenas terceirizar o seu financeiro, mais deixá-los nas mãos de uma empresa que realmente utiliza os melhores recursos tecnológicos do mercado.
Se você quer automatizar processos financeiros, mas não sabe como fazer isso, deixe com a gente. Somos especializados em gestão financeira e tecnologia.
Ficou interessado e está pensando em aplicar a automação de processos no seu negócio? Então entre em contato com a nossa equipe!
Este conteúdo 100% autoral faz parte da missão da Finanter de apresentar às pequenas empresas que existe uma solução para reinventar suas rotinas financeiras – capaz de reduzir custos e entregar mais eficiência.
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